Systematycznie mamy do czynienia z pojęciem „dokument”, jednak niecałkowicie orientujemy się, co się czai za tym sformułowaniem. „Dokumentem” jest dla nas istotna nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany mail, o który prosi kierownik. Szukanie definicji niniejszego hasła też nie jest łatwe – w polskim prawodawstwie nie występuje jego ogólna terminologia. Prawo administracyjne podpowiada nam nieco, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów biurowych. Ciężko jednak powiedzieć konkretnie, co kryje się za tymi określeniami. Tu z radą przychodzi nam intuicja, gdyż to akurat intuicyjnie jesteśmy w stanie odróżnić typ i charakter tego „dokumentu”. Dlatego dokumentami będą dla nas: akty skończenia szkoły, paszporty, akty prawne, umowy, istotne e-maile, akty notarialne, istotne teksty, mające formę biurową, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i in..
Rozumiejąc w przybliżeniu co to wzór dokumentu, można zdobyć się na stwierdzenie, iż większość z nich jesteśmy w stanie utworzyć sami (dla przykładu dokumenty wydzierżawienia bądź najmu domu, służbowe listy elektroniczne). Żeby papiery te nie odbiegały od odgórnie przyjętego wzoru, z reguły używane są szablony dokumentów. Upraszczają one przede wszystkim wypisywanie nieskończonej liczby umów lub też dokumentów cyklicznych. Szablonem jest standardowy schemat, coś odgórnie uznanego, co upraszcza w olbrzymim stopniu robotę ze znaczną liczbą takich samych dokumentów. Pomyślmy, że księgowa, która ma do spisania 200 umów, gdyby sporządzała je osobno, nie dałaby rady ukończyć tego czynić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i uprościć swoja pracę. W tym wypadku wpisuje jedynie najistotniejsze informacje w pierwotnie stworzone pola edycji. Ze sprawdzeniem praca zajmie jej trzy dni robocze.
Dla usprawnienia pracy należy równie dobrze wykorzystać wzory umów, które są przyporządkowane do specyficznego zdarzenia. Powszechnie należy scharakteryzować je jako szablony tematyczne, dotyczące specyficznego tematu. I tak na przykład gdy chcemy spreparować umowę dzierżawy, mamy okazję skorzystać ze specyficznego szablonu – wzoru umowy dzierżawy. Powyższe postępowanie zmniejsza okres pracy, jaki konieczny byłby do napisania całościowej umowy na nowo.
Wniosek jest prosty – w okresie oszczędności czasu pracy, trzeba ułatwiać sobie życie, używając wszystkiego rodzaju usprawnień, jakie oddaje nam nowoczesna technologia.