Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek pierwowzór, na zasadzie którego został utworzony inny dokument. Wykorzystanie wyżej wspomnianego schematu w znaczny sposób umożliwia skrócenie czasu generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość też zmniejszyć ryzyko pojawienia się omyłek w akcie prawnym, który stworzyliśmy.
Szczególnym typem dokumentu, jest dokument księgowy, który powstaje w sytuacji utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się między poszczególnymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy dokument często tytułowany jest dowodem, bo na jego kanwie mamy możliwość dochodzić swoich postulatów zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym czy organem wykonawczym.
I tak oto mamy możliwość podzielić je na:
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio dokonane zapisy według nowych kryteriów systematyzujących,,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody rachunkowe pełnią bardzo ważną rolę również jako fundament zeznania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Winny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym razie przekłamań, przeróbek lub prób usunięcia informacji. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:
• Ustalony rodzaj dowodu,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Datę wydarzenia i datę stworzenia dowodu księgowego,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej
• Adnotację potwierdzającą kontrolę i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być sporządzony w sposób przejrzysty oraz zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontroli, ale również musi być napisany w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim znajdą, powinny być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (policzone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych aktów prawnych.